 |
| Quản Trị Hành Chánh Trong GĐPT
I. QUẢN TRỊ HÀNH CHÁNH a. Điều hành cấp gia đình: Gia trưởng hàng ngày nghiên cứu, giải quyết các công việc của Gia Đình, liên lạc với Ban Đại Diện Phật tử địa phương) tiếp xúc với phụ huynh của các đoàn sinh (nhất là Huynh Trưởng) trong gia đình để thăm viếng, tìm hiểu hoàn cảnh, thu thập ý kiến. – Gia Trưởng có thể cùng sinh hoạt 1 Đoàn – Hằng tuần hay 2 tuần đến thăm các đoàn sinh hoạt để khích lệ tinh thần – Hai tháng một lần họp ban huynh trưởng Gia Đình để kiểm điểm công việc, phối hợp hoạt động, hoạch định chương trình hoạt động tổng quát của Gia đình. – Hai hay 3 tháng một lần tổ chức sinh hoạt chung toàn Gia đình dưới hình thức sinh hoạt hằng tuần của các Đoàn để thắt chặt tình thân ái giữa các đoàn viên trong một Gia Đình. – Sáu tháng một lần tổ chức Trại sinh hoạt toàn Gia Đình để kiểm điểm sức sống, làm công tác xã hội tập thể. b. Điều hành cấp Liên đoàn – Hằng ngày Liên Đoàn Trưởng nghiên cứu giải quyết các vấn đề trong phạm vi trách nhiệm của Liên đoàn. – Theo dõi các hoạt động của các Đoàn – Lập báo cáo lên Gia trưởng và BHD c. Hoạt động – Hằng tuần điều khiển, phối hợp sinh hoạt tổng quát các Đoàn trong Liên đoàn. – Hàng tháng họp các Huynh trưởng thuộc các Đoàn kiểm điểm sự hoạt động của các Đoàn cùng vạch chương trình hoạt động cho tháng tới. – Bốn tháng một lần tổ chức Trại Liên đoàn mục đích kiểm điềm sức sống, thắt chặt tình huynh đệ giữa các Đoàn, thực hiện công tác xã hội tập thể. II. CHƯƠNG TRÌNH TU HỌC Được áp dụng chung cho các Ngành theo chương trình do BHD TƯ GĐPT Việt Nam ban hành. Về quy tắc vạch chương trình sẽ được trình bày ở bài quy tắc vạch chương trình tu học. III. HỘI ĐỒNG GIA ĐÌNH Họp tất cả các Huynh trưởng trong Gia đình để kiểm điểm Phật sự đã qua và định chương trình cho các công việc sắp đến. Điều gì tổn hại đến thanh danh của GĐPT thì họp Hội Đồng Kỷ Luật để giải quyết. Thành phần Hội đồng này gồm có bác Gia trưởng chủ tọa và toàn ban Huynh Trưởng: a) Nếu người có lỗi là Huynh trưởng chưa có cấp bậc b) Các Huynh Trưởng có cùng cấp bậc được ấn định trong Quy Chế, nếu người có lỗi là Huynh trưởng có cấp. Nếu công việc xảy ra có quan hệ chung đến GĐPT mà Hội đồng này không giải quyết được thì phải đưa lên BHD. Thưởng phạt Hội Đồng thưởng: Thành phần gồm có Gia trưởng chủ tọa, Liên Đoàn trưởng, Liên Đoàn phó và thư ký v.v… (do đề nghị của Liên Đoàn đưa lên để mở Hội đồng). Sau khi Hội Đồng xét quyết định thưởng cho Đoàn sinh và Huynh trưởng sẽ được công bố trước toàn thể Gia Đình. Hội Đồng Phạt: Thành phần gồm có đạo hữu Gia trưởng chủ tọa, Liên Đoàn Trưởng, Liên Đoàn phó và thư ký v.v… (do Liên Đoàn đưa lên yêu cầu mở Hội Đồng Kỷ Luật) Ghi chú: – Thưởng để công khai tán thán sự làm việc của Đoàn sinh và Huynh trưởng. – Phạt để sửa đổi sự lầm lỗi. Phạt có hai cách: *Phạt chung: Đối vối Đoàn sinh thì phạt tại chỗ hoặc giữa Đoàn từng em hay từng Đội, Chúng hoặc cả Đoàn tùy theo trường hợp. Hình thức này có ích không đến nỗi chạm lòng tự ái của các em. *Phạt riêng: Nhất là đối với Huynh Trưởng nên dùng hoàn toàn tình cảm mà cảm hóa hoặc viết thư, hoặc kêu gọi người phạm lỗi đến nhà hay đưa đi chơi mà khuyên nhủ trong bầu không khí vô cùng thân mật. IV. HÀNH CHÁNH a. Sổ sách Gia Đình phải có: – Sổ Gia phả hay Nhật ký Đoàn (Thư ký giữ) – Sổ ghi số văn thư đi – Sổ ghi số văn thư đến – Sổ lưu chiếu văn thư đến – Sổ công tác Gia Đình – Sổ công đức – Sổ lưu báo cáo (Thêm bản tình trạng Huynh trưởng và đoàn sinh trong Gia Đình) Tất cả sổ sách trên đây do thư ký Gia đình chịu trách nhiệm giữ gìn và nhật tu. Riêng sổ tài chánh, Sổ lưu chiếu Phiếu Xuất biên lai các chi tiêu và báo cáo tình trạng ngân quỹ do Thủ quỹ Gia Đình giữ gìn và nhật tu. – Sổ chuyên cần do Liên Đoàn Trưởng giữ – Hồ sơ sách tịch Huynh trưởng (đơn xin vào Gia Đình) do Gia Trưởng giữ, phần hành do Thư ký làm. b. Lập sách tịch Huynh Trưởng và Đoàn sinh: Tất cả Huynh trưởng và Đoàn sinh phải lập sách tịch. Huynh trưởng do Thư ký Gia Đình nhật tu các hoạt động liên tiếp. Đoàn sinh do Thư ký Liên đoàn nhật tu. Mỗi khi Huynh trưởng và Đoàn sinh đi nơi khác đều chuyển cho đương sự để xuất trình địa phương đến (bản sao để đơn vị giữ 1, 1 bản gởi lên BHD) c. Thẻ Huynh trưởng và Đoàn sinh: Huynh trưởng: – Phải được Hội đồng duyệt xét Quy chế Huynh trưởng công nhận – Phải xuất thân một Trại Huấn Luyện Huynh Trưởng được Ban Hướng Dẫn tổ chức công nhận. Đoàn sinh: – Sau ba tháng sinh hoạt và được Ban Huynh Trưởng Gia Đình công nhận Duyệt ký: – Huynh Trưởng và Đoàn sinh trực thuộc do Ban Hướng Dẫn Miền. c. Di chuyển – Thu hồi hủy bỏ Di chuyển: Khi có sự di chuyển, Huynh trưởng cũng như Đoàn sinh phải xuất trình Thẻ nơi mới đến cho: – Ban Hướng Dẫn Miền, nếu là Huynh trưởng – Gia Đình nếu là Đoàn sinh Thu hồi hủy bỏ: Huynh Trưởng và Đoàn sinh nghỉ sinh hoạt vĩnh viễn, Thẻ đương nhiên bị thâu hồi và xem như bị hủy bỏ. Thẻ thâu hồi, hủy bỏ sẽ được đăng tên vào nội san GĐPT. V. THỂ THỨC TÀI CHÁNH Các tổ chức thường hay mất người vì vấn đề này do đó mà khi giao cần phải lựa chọn kỹ và giúp đỡ họ về cách thức làm việc. Ngoài ra, thủ tục, giới hạn việc chi tiêu công quỹ Gia đình cần ấn định rõ ràng. Thể thức thu: Thư ký thu mọi khoản trong nội bộ xong giao lại cho Thủ quỹ hay trực tiếp với các Đoàn. Xuất biên nhận, giữ tồn cần ghi chép rõ ràng hoặc vào sổ trước mặt người giao. Những khoản thu đặc biệt phải ghi vào sổ Công đức, tiền này Thủ qũy không trực tiếp nhận, ngoại trừ trường hợp đã được cắt cử thu nhận. Thể thức xuất chi: Liên Đoàn Trưởng ký phiếu xuất chi. Phiếu này giao cho người nhận hai bản dính liền nhau. Thủ quỹ phát tiền khi hai phiếu này vẫn liền nhau. Thủ qũy kiểm soát phiếu xuất chi xem thử đã ghi đầy đủ chi tiết và hai bản có dính liền với nhau không, có hợp lệ mới phát tiền cùng một phiếu chi tiêu. Người nhận sau khi chi tiêu lập phiếu chi tiêu giao trả lại cho Thủ quỹ để nhận lại một phiếu xuất chi nơi Thủ Quỹ trao lại cho Thư ký (Để Liên Đoàn Trưởng theo dõi việc chi tiêu. Chỉ khi nào người chi tiêu nạp lại cho Thủ Quỹ đủ biên lai hoặc phiếu chi tiêu mới gọi là thanh toán xong).
Tùy theo số tiền chi, từ một Huynh Trưởng đến Liên Đoàn Trưởng, hoặc Ban huynh Trưởng có thể đề nghị. Số tiền cụ thể sẽ ấn định sau, tuy nhiên mọi đề nghị chi tiêu phải xác đáng và tiến hành đúng thủ tục cần thiết.
|